Fundacja im. Kazimierza Pułaskiego (FKP) poszukuje doskonale zorganizowanej osoby, która jako Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji będzie wspierała organizację dorocznej międzynarodowej konferencji Warsaw Security Forum, 4-5 października 2022 r.
Współpraca odbywałaby się na podstawie umowy zlecenia. Preferowana data rozpoczęcia współpracy to maj 2022.
Do zadań Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji będą należały między innymi następujące zadania:
- Współpraca z podwykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie audiowizualnych elementów konferencji oraz narzędzi zdalnego uczestnictwa w konferencji (w tym aplikacja mobilna)
- Współpraca przy organizacji wydarzeń towarzyszących konferencji (spotkań bilateralnych, przyjęć i formatów roboczych)
- Współpraca przy procesie rejestracji uczestników na konferencję
- Współpraca przy koordynacji procesu transportu uczestników z oraz na lotnisko do miejsca konferencji;
- Wybór usługodawców, negocjowanie warunków współpracy
- Koordynacja i dbałość o zapewnienie wysokich standardów związanych z wymogami Health&Safety
- Przygotowywanie, drukowanie i zarządzanie materiałami informacyjnymi niezbędnymi do sprawnej obsługi wydarzenia
- Komunikacja z przedstawicielami miejsca konferencji w zakresie szczegółów i potrzeb, zapewnienie wymagań na miejscu i koordynacja prób przed wydarzeniem
- Współpraca przy koordynacji działań zaangażowanych podmiotów w miejscu i dniach konferencji
- Zarządzanie pracą podległych wolontariuszy
- Utrzymywanie aktualnej wiedzy na temat procesów wewnętrznych dot. organizowanego wydarzenia,
- Ścisła współpraca z zespołem i wspieranie zespołu w innych pracach.
Wymagania:
- Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. C1)
- Doświadczenie w organizowaniu imprez, agencji turystycznej lub obsłudze klienta mile widziane
- Dobra znajomość pakietu Microsoft Office oraz narzędzi pakietu Google Workspace
- Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie
- Umiejętność pracy pod presją
- Dyspozycyjność w miesiącach maj-październik (do dnia 7 października włącznie)
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
- Doskonałe umiejętności organizacyjne
- Zaangażowanie i elastyczność
- Duża samodzielność i odporność na stres
- Wysoka kultura osobista;
Oferujemy:
- Możliwość zdobycia doświadczenia w najlepszym think-tanku z zakresu obronności i bezpieczeństwa narodowego w Polsce (Casimir Pulaski Foundation – No. 1 Defense and National Security Think Tank in Poland according to 2019 Global Go To Think Tank Index Report).
- Możliwość pracy w dynamicznym, międzynarodowym i przyjaznym środowisku – czynnik ludzki to u nas połowa satysfakcji każdego dnia!
- Możliwość rozwoju sieci kontaktów poprzez współpracę przy organizacji największej w Europie Środkowo-Wschodniej konferencji poświęconej polityce międzynarodowej i bezpieczeństwu.
- Umowę zlecenie (na okres ok. 6 miesięcy)
Proces aplikacji:
Warunkiem aplikacji na to stanowisko jest wypełnienie formularza aplikacyjnego w języku angielskim.
Termin składania aplikacji: 19 kwietnia 2022 roku
Zgłoszenia nadesłane w inny sposób nie będą rozpatrywane.
W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt mailowy: office@pulaski.pl
Prosimy o tytułowanie maila „Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji”