Zakres obowiązków:

● Obsługa sekretariatu Fundacji – prowadzenie korespondencji, odbieranie telefonów, kontakt z kurierami, organizacja przesyłek i wyjścia do urzędów
(np. poczta, bank).
● Profesjonalna obsługa recepcji i gości – przygotowywanie i obsługa sal spotkań, dbałość o estetykę i reprezentacyjność przestrzeni biurowej.
● Prowadzenie elektronicznego kalendarza Zarządu, organizacja spotkań, delegacji, podróży służbowych i pomoc w przygotowywaniu dokumentów.
● Wsparcie administracyjne dla Zarządu i zespołu – w tym obsługa mailowa, drukowanie, skanowanie, koordynacja zadań wewnętrznych.
● Współpraca z firmami zewnętrznymi – firmy sprzątające, techniczne, dostawcy cateringu itp.
● Kontakt z administracją budynku oraz nadzór nad sprawami technicznymi w biurze.
● Terminowe przekazywanie dokumentów do zewnętrznego biura rachunkowego.
● Archiwizacja i porządkowanie dokumentów (papierowych i elektronicznych).
● Zapewnienie zaopatrzenia biura – materiały biurowe, środki czystości, artykuły spożywcze, gadżety promocyjne.
● Pomoc w organizacji spotkań wewnętrznych, delegacji oraz wydarzeń z udziałem gości zewnętrznych.
● Dbanie o sprawny obieg dokumentów oraz wysoki standard obsługi wewnętrznej i zewnętrznej

Wymagania:

● Doświadczenie w pracy administracyjnej lub asystenckiej (praktyki, staż lub min. kilka miesięcy pracy w podobnej roli; mile widziane doświadczenie w pracy z Zarządem lub zespołem menedżerskim)
● Bardzo dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, samodzielność i proaktywność w wykonywaniu powierzonych zadań
● Dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły – szczególnie przy pracy z dokumentami i kalendarzami
● Wysoka kultura osobista, komunikatywność i umiejętność współpracy z międzynarodowymi zespołami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi
● Znajomość pakietu MS Office
● Umiejętność efektywnego zarządzania czasem i ustalania priorytetów
● Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 – umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym (pisemnie i ustnie)
● Entuzjazm, otwartość i pozytywne nastawienie do pracy oraz gotowość do podejmowania nowych wyzwań
● Chęć nauki i rozwoju zawodowego, w tym gotowość do przejmowania coraz bardziej odpowiedzialnych zadań
● Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów zaocznych (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie)
● Mile widziane: doświadczenie w pracy recepcyjnej lub administracyjnej w administracji publicznej, organizacjach pozarządowych, kancelariach prawnych lub instytucjach międzynarodowych.

Oferujemy:

● Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenie w zależności od preferencji i dostępności kandydata/-ki
● Możliwość pracy w modelu hybrydowym (4 dni biuro + 1 dzień zdalnie) po okresie wdrożeniowym
● Elastyczny grafik umożliwiający pogodzenie pracy ze studiami (preferowane: zaoczne)
● Pracę w jednym z najlepszych polskich think tanków zajmujących się polityką międzynarodową i bezpieczeństwem
● Udział w prestiżowych wydarzeniach Fundacji – w tym możliwość udziału we wiodącej europejskiej konferencji poświęconej bezpieczeństwu i stosunkom międzynarodowym – Warsaw Security Forum
● Dostęp do szkoleń organizowanych przez Europejską Akademię Dyplomacji
● Zdobycie praktycznego doświadczenia w funkcjonowaniu międzynarodowej organizacji eksperckiej
● Dynamiczne, otwarte i życzliwe środowisko pracy – zespół, który wspiera, docenia i daje przestrzeń do rozwoju
● Biuro w atrakcyjnej lokalizacji w Warszawie (z dogodnym dojazdem komunikacją miejską)
● Realny wpływ na organizację pracy biura oraz możliwość rozwijania kompetencji administracyjnych i interpersonalnych