Twój zakres obowiązków

• Obsługa sekretariatu Fundacji – prowadzenie korespondencji, odbieranie telefonów, kontakt z kurierami, organizacja przesyłek i wyjścia do urzędów (np. poczta, bank).
• Profesjonalna obsługa recepcji i gości – przygotowywanie i obsługa sal spotkań, dbałość o estetykę i reprezentacyjność przestrzeni biurowej.
• Prowadzenie elektronicznego kalendarza Zarządu, organizacja spotkań, delegacji, podróży służbowych i pomoc w przygotowywaniu dokumentów.
• Wsparcie administracyjne dla Zarządu i zespołu – w tym obsługa mailowa, drukowanie, skanowanie, koordynacja zadań wewnętrznych.
• Współpraca z firmami zewnętrznymi – firmy sprzątające, techniczne, dostawcy cateringu itp.
• Kontakt z administracją budynku oraz nadzór nad sprawami technicznymi w biurze.
• Terminowe przekazywanie dokumentów do zewnętrznego biura rachunkowego.
• Archiwizacja i porządkowanie dokumentów (papierowych i elektronicznych).
• Zapewnienie zaopatrzenia biura – materiały biurowe, środki czystości, artykuły spożywcze, gadżety promocyjne.
• Pomoc w organizacji spotkań wewnętrznych, delegacji oraz wydarzeń z udziałem gości zewnętrznych.
• Dbanie o sprawny obieg dokumentów oraz wysoki standard obsługi wewnętrznej i zewnętrznej
• Współpraca przy organizacji szkoleń, warsztatów, spotkań integracyjnych dla zespołu.
• Wsparcie organizacyjne wydarzeń fundacyjnych: uroczystości, imprezy okolicznościowe.
• Dbałość o pozytywny wizerunek organizacji poprzez profesjonalną i uprzejmą obsługę interesariuszy
• Uwaga: stanowisko ma charakter wyłącznie administracyjno-organizacyjny i jest skupione na codziennym wsparciu funkcjonowania biura oraz Zarządu Fundacji. Nie jest to rola analityczna ani ekspercka. Idealna dla osób, które chcą rozwijać się w obszarze administracji, pracy biurowej oraz zarządzania organizacją pracy.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy administracyjnej lub asystenckiej (praktyki, staż lub min. kilka miesięcy pracy w podobnej roli; mile widziane doświadczenie w pracy z Zarządem lub zespołem menedżerskim)
• Bardzo dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, samodzielność i proaktywność w wykonywaniu powierzonych zadań
• Dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły – szczególnie przy pracy z dokumentami i kalendarzami
• Wysoka kultura osobista, znajomość zasad prowadzenia korespondencji służbowej, oficjalnej i urzędowej, komunikatywność i umiejętność współpracy z międzynarodowymi zespołami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi
• Znajomość pakietu MS Office
• Umiejętność efektywnego zarządzania czasem i ustalania priorytetów
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 – umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym (pisemnie i ustnie)
• Entuzjazm, otwartość i pozytywne nastawienie do pracy oraz gotowość do podejmowania nowych wyzwań
• Chęć nauki i rozwoju zawodowego, w tym gotowość do przejmowania coraz bardziej odpowiedzialnych zadań
• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów zaocznych (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie)
• Mile widziane: doświadczenie w pracy recepcyjnej lub administracyjnej w administracji publicznej, organizacjach pozarządowych, kancelariach prawnych lub instytucjach międzynarodowych oraz znajomość etykiety.

To oferujemy

• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenie w zależności od preferencji i dostępności kandydata/-ki
• Możliwość pracy w modelu hybrydowym (4 dni biuro + 1 dzień zdalnie) po okresie wdrożeniowym
• Elastyczny grafik umożliwiający pogodzenie pracy ze studiami (preferowane: zaoczne)
• Pracę w jednym z najlepszych polskich think tanków zajmujących się polityką międzynarodową i bezpieczeństwem
•  Udział w prestiżowych wydarzeniach Fundacji – w tym możliwość udziału we wiodącej europejskiej konferencji poświęconej bezpieczeństwu i stosunkom międzynarodowym – Warsaw Security Forum
• Dostęp do szkoleń organizowanych przez Europejską Akademię Dyplomacji
• Zdobycie praktycznego doświadczenia w funkcjonowaniu międzynarodowej organizacji eksperckiej
• Dynamiczne, otwarte i życzliwe środowisko pracy – zespół, który wspiera, docenia i daje przestrzeń do rozwoju
• Biuro w atrakcyjnej lokalizacji w Warszawie (z dogodnym dojazdem komunikacją miejską)
• Realny wpływ na organizację pracy biura oraz możliwość rozwijania kompetencji administracyjnych i interpersonalnych